Após a ideia de negócio e antes da tomada de decisão do promotor de um projeto em avançar com a execução do mesmo, dever-se-á ter presente a importância de dois instrumentos essenciais ao seu sucesso: Plano de Negócios e Estudo de Viabilidade Económica.
Em sequência de um Plano de Negócios e/ou Estudo de Viabilidade Económica, o promotor terá definida a forma que deve dar ao seu negócio e como deverá proceder à Constituição da Empresa.
Após a decisão do promotor de um projeto em avançar para a criação do seu negócio, terá de concretizar a opção por uma das formas a seguir indicadas, que já terão sido ponderadas no Plano de Negócios e/ou no Estudo de Viabilidade Económica que devem anteceder qualquer tomada de decisão a este nível. Assim sendo o promotor poderá por em prática a sua ideia de negócio sob a forma de:
No caso de empresário em nome individual, o promotor deverá executar as seguintes tarefas:
- Início da atividade junto das Finanças, preenchendo o Modelo “Declaração de Inscrição no Registo/Inicio de Atividade”, que se pode obter no endereço eletrónico www.portaldasfinancas.gov.pt, o qual deverá ser entregue em qualquer serviço de finanças, antes da data de inicio de atividade ou no dia do inicio de atividade; em alternativa poderá ser efetuado no mesmo endereço eletrónico, utilizando para o efeito a senha de acesso da pessoa individual. Esta segunda alternativa apenas é válida para o caso da atividade a exercer ser pelo Regime Simplificado de tributação, pois no caso de ser no Regime de Contabilidade Organizada, apenas pode ser entregue em formato de papel, sendo necessária a vinheta do Técnico Oficial de Contas.
- Inscrição/ Enquadramento na Segurança Social. Esta inscrição/ enquadramento é efetuado pelo preenchimento e entrega nos serviços da segurança social do Mod. RV1000-DGSS (Inscrição/ Enquadramento), o qual pode ser obtido no endereço eletrónico www.seg-social.pt. Este enquadramento é:
- Obrigatório para os trabalhadores que obtenham da atividade por conta própria, rendimentos anuais ilíquidos superiores ao valor de 6 vezes o valor do Indexante dos Apoios Sociais (IAS) (atualmente o valor é de 419,22 €). Para os trabalhadores que exerçam, pela 1.ª vez, atividade por conta própria, o enquadramento não é obrigatório nos primeiros 12 meses de atividade, sendo que nestas situações a entrega do referido modelo deve ocorrer não no mês do início ou mês seguinte, mas sim até ao 12.º mês após o mês de início da atividade. Aqueles que reiniciem uma atividade por conta própria, depois de ter cessado enquadramento anterior, ficam obrigatoriamente abrangidos por este regime, independentemente do valor dos rendimentos obtidos do exercício dessa atividade.
- Facultativo para os trabalhadores independentes com rendimentos anuais ilíquidos iguais ou inferiores àquele valor e desde que requerido pelo interessado.
Caso seja desde logo necessário proceder à admissão de trabalhadores, deverá ser preenchido o Mod.RV1009-DGSS (Comunicação da Entidade Empregadora de Admissão/Cessação/Suspensão de Trabalhadores). A comunicação de admissão de novos trabalhadores deve ser entregue em qualquer serviço local da segurança social, via on-line ou enviado por fax, nas 24 horas anteriores ao início de produção de efeitos do contrato de trabalho, ou durante as 24 horas seguintes ao início da atividade, quando por razões excecionais (fundamentadas) a comunicação não possa ser feita naquele prazo. Esta exceção aplica-se apenas para contratos de muito curta duração ou Prestação de trabalho por turnos.
No caso de ainda não possuir deve ser requerido o acesso à Segurança Social Direta, sendo enviado para a morada do promotor a respetiva senha de acesso.
No caso de sociedades, devem ser executadas as seguintes tarefas:
- Optando pela criação da empresa na Hora, deverá o Técnico Oficial de Contas responsável pelo cliente dirigir-se a um dos postos criados para o efeito, juntamente com os sócios da sociedade e proceder à respetiva constituição da sociedade, podendo na mesma altura proceder ao registo nas finanças e segurança social, ficando desde logo atribuído o Número de Identificação de Pessoa Coletiva das Finanças e o Número de Identificação da Segurança Social. Nesta tarefa deverão definir qual o Pacto Social que irão optar dos disponíveis (e que poderão ser consultados no endereço www.portaldaempresa.pt), qual a denominação da sociedade, a sede, objeto social, sócios e respetivas quotas. Também na conclusão desta tarefa ficará a empresa registada na conservatória do registo comercial.
- Relativamente às Finanças deverá ser solicitada a senha de acesso ao portal das finanças, através do endereço www.portaldasfinancas.gov.pt.
- Relativamente à Segurança Social deverá ser ainda efetuado o enquadramento dos sócios gerentes através do formulário Mod.RV1011-DGSS (Inscrição de Entidades Empregadoras e Alteração de Elementos), que pode ser obtido no endereço www.seg-social.pt, no qual deve ser comunicado se os sócios gerentes irão ou não auferir remuneração. Esta opção deverá ser tomada em Assembleia Geral, sendo necessária a apresentação de uma ata com essa deliberação. Este formulário deverá ser entregue em qualquer serviço local da segurança social, ou enviado por fax, no prazo de 10 dias úteis a contar da data da constituição da sociedade.
Caso seja desde logo necessário proceder à admissão de trabalhadores, deverá ser preenchido o Mod.RV1009-DGSS (Comunicação da Entidade Empregadora de Admissão/Cessação/Suspensão de Trabalhadores). A comunicação de admissão de novos trabalhadores deve ser entregue em qualquer serviço local da segurança social, via on-line ou enviado por fax, nas 24 horas anteriores ao início de produção de efeitos do contrato de trabalho, ou durante as 24 horas seguintes ao início da atividade, quando por razões excecionais (fundamentadas) a comunicação não possa ser feita naquele prazo. Esta exceção aplica-se apenas para contratos de muito curta duração ou Prestação de trabalho por turnos.
- Não optando pela Empresa na Hora, dever-se-á primeiro solicitar o Certificado de Admissibilidade de empresa através do endereço www.portaldaempresa.pt, sendo necessário propor três possíveis designações para a denominação da sociedade, identificar o objeto social, o concelho da sede e um dos futuros sócios da sociedade, que vai subscrever o pedido.
Após a receção do Certificado de Admissibilidade, com a aprovação do nome, deverá ser elaborado o Documento Particular de Constituição que contempla o Pacto Social da sociedade. Com o Documento Particular de Constituição devidamente assinado pelos sócios e com o Certificado de Admissibilidade, dever-se-á proceder ao registo da entidade na conservatória do registo comercial, usando para o efeito o Modelo 1 - Requerimento para Registo por transcrição, o qual poderá ser obtido no endereço www.irn.mj.pt.. Deste registo resultará a Certidão Permanente da empresa que é enviada para um e-mail indicado pelo promotor.
Consumado este registo e na posse do código de acesso à Certidão Permanente deverá ser registado o início da atividade nas finanças, preenchendo o Modelo “Declaração de Inscrição no Registo/Início de Atividade”, que se pode obter no endereço eletrónico www.portaldasfinancas.gov.pt, o qual deverá ser entregue em qualquer serviço de finanças no prazo máximo de 15 dias após a data de registo na conservatória do registo comercial. Deverá ainda ser solicitada a senha de acesso ao portal das finanças, através do endereço www.portaldasfinancas.gov.pt..
Relativamente à Inscrição na Segurança Social deverão ser tidos em conta as mesmas tarefas identificadas nas situações de constituição de sociedades através da Empresa na Hora.
No caso de Associações, o procedimento é em tudo idêntico aos das sociedades, sendo que estas não estão sujeitas ao registo na conservatória do registo comercial, sendo que a constituição da Associação e os Estatutos a elaborar pelos promotores/comissão instaladora da Associação deverão ser objeto de escritura pública elaborada num Cartório Notarial, para o que será necessário já ter o Certificado de Admissibilidade. Após o registo da Escritura de constituição e Estatutos, é necessário proceder à inscrição de pessoa coletiva no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas, ainda no prazo de validade do Certificado de admissibilidade, através do Modelo 2 (Pedido de inscrição/identificação de pessoa coletiva ou entidade equiparada), que pode ser obtido em www.irn.mj.pt, preenchido e assinado por um dos constituintes da associação.
No caso de se optar pela Associação na Hora esta inscrição fica desde logo garantida pelo que não é necessário proceder à mesma. Relativamente à Inscrição nas Finanças e Segurança Social deverão ser tidos em conta as mesmas tarefas identificadas nas situações de constituição de sociedades.
O Plano de Negócios (PN) é um documento que sistematiza a informação sobre qual é a nossa ideia de negócio, como tencionamos implementá-la e quais os resultados que esperamos obter
Deve ser elaborado pelo empresário, o qual deve solicitar a colaboração de especialistas externos, em matérias como a vertente financeira e a viabilidade económica do projeto.
O PN é concebido essencialmente para captar fundos que viabilizem o nosso projeto junto de potenciais investidores como sejam os Bancos, Instituições Oficiais, eventuais Associados, Sociedades de Capital de Risco e Investidores Particulares.
Pode ser também um elemento importante em negociações para obtenção de financiamento para um investimento em concreto, para conquistar Fornecedores ou angariar grandes Clientes e assim conquistar quotas de mercado, ou simplesmente servir de base a um planeamento estratégico interno.
A elaboração do PN pelo potencial empresário, com a colaboração das pessoas que irão fazer parte da sua equipa, vai permitir levantar uma série de questões relativas ao negócio e posteriormente obter resposta a essas mesmas questões.
Em suma o objetivo é “vender” a imagem do empresário e do seu projeto.
Para que os objetivos sejam atingidos deve o PN ser elaborado a pensar a quem é dirigido. Deve-se portanto ter em conta alguns conceitos práticos que se apresentam de seguida:
Assegurar a facilidade de leitura: o PN deve ser claro e conciso, não sendo demasiado extenso e complexo. A maior parte dos destinatários já tem outros documentos para analisar e o tempo de análise é reduzido, pelo que se deve analisar o que é essencial. Se a complexidade e especificidade do negócio o exigir deve-se incluir um glossário com os termos técnicos.
Dar um aspeto profissional ao documento: A apresentação do PN ao nível da qualidade do papel e impressão é a primeira imagem que os leitores terão da empresa. Um PN consistente e bem estruturado com a inclusão de um índice e numeração das páginas é o primeiro indicativo que estamos a construir um negócio coerente e viável.
Evidenciar a qualidade dos elementos da empresa: devemos demonstrar que a equipa é composta por pessoas qualificadas e de grande credibilidade, com conhecimentos técnicos capazes de dar resposta às adversidades com que o negócio se irá deparar. Devemos incluir por isso em anexo o currículo dos principais elementos destacando as suas realizações.
Apresentar uma abordagem focada no mercado alvo: Apresentar o plano direcionado para a forma como o produto ou serviço irá satisfazer as necessidades do mercado.
Demonstrar que o negócio é um sucesso: deve ser realçado qual o fator crucial para o sucesso e quais as características que lhe dão vantagem competitiva face aos concorrentes atuais e potenciais (por exemplo a qualidade do produto ou a excelência do serviço, a boa localização, boas relações com clientes, bons contactos).
Referir os riscos do negócio: Os investidores sabem que não existem negócios perfeitos, por isso para além de indicar os pontos fortes e as oportunidades de mercado o plano deve referir eventuais pontos fracos e ameaças externas. A referência aos riscos e a indicação de como os prevenir e minimizar é um fator de credibilização da empresa perante os investidores pois revela que os responsáveis da empresa são realistas e têm consciência das dificuldades.
Apresentar estimativas e projeções realistas: O PN deve ser realista quanto à capacidade da empresa e o potencial de mercado dos seus produtos ou serviços. As estimativas relativas à dimensão do mercado, volume de vendas e quota de mercado esperados não devem ser excessivos sem fundamentação nem se deve indicar por defeito indicadores como custos de produção, o número e dimensão dos concorrentes.
Obter uma revisão crítica: antes de se concluir a elaboração do plano de negócios, devemos mostrá-lo a pessoas próximas ao negócio e cujo julgamento e sugestões críticas e fundamentadas poderão ser relevantes para corrigir ou melhorar um ou outro aspeto que foi planificado. Assim estarão reunidas as condições para a concretização de um plano perfeito.
Dado que um dos principais objetivos do plano de negócios é “vender” a imagem do empresário e do projeto, há um conjunto de aspetos que, não obstante o carácter pessoal deste documento, necessariamente o deverão integrar.
São esses aspetos, que deverão constituir a estrutura do PN, e que poderão ser analisados na apresentação Como elaborar um Plano de Negócios de sucesso.
